De gemeente Heusden werkte met een financieel systeem Coda Financials en Easy Systems, maar voldeed niet meer aan hun behoeften. Ze zochten een toekomstbestendige, efficiënte oplossing die hun financiële processen kon optimaliseren, zonder te beperken aan functionaliteit.
Uitdagingen
Een strakke deadline, waardoor uitloop geen optie was
Zorgen dat het nieuwe systeem naadloos aansloot op de behoeften van medewerkers van de gemeente en hun huidige processen
Een objectieve en transparante leverancierselectie binnen de wet- en regelgeving van Europese aanbestedingen
De overgang naar een cloudgebaseerd financieel systeem zonder verlies van belangrijke functionaliteiten
Onze aanpak
Een proces opgezet van een combinatie van business consultancy, projectleiding en verandermanagement:
Eisen en wensen van de gemeente in kaart brengen Via workshops met medewerkers van de gemeente bepaalden we welke functionaliteiten behouden moesten blijven en wat beter moest.
Een duidelijke beoordelingsmethodiek ontwikkeld Samen met de inkoopafdeling stelden we een objectief selectiekader op, waarbij zowel schriftelijke offertes als praktische use case-demonstraties van leveranciers beoordeeld werden.
Strakke projectplanning en implementatie Na de beoordelingsfase, selecteerden we Unit4 ERPx als nieuw systeem. We startten met de implementatie, met een grote focus op gebruiksvriendelijkheid, adoptie door medewerkers en procesoptimalisatie. Om dit te garanderen, zorgden we voor opleidingen en betrokkenheid van medewerkers, zodat de overstap soepel verliep.
Verandermanagement en nazorg Naast de technische implementatie begeleidden we de gemeente in organisatieverandering en adoptie van het nieuwe systeem. We bleven betrokken om samen met de leverancier eventuele verbeteringen door te voeren.
Resultaat samenwerking
We konden in 10 maanden succesvol live gaan met het nieuwe ERP-systeem
Een nieuw systeem dat stabiel en gebruiksvriendelijk is, volledig afgestemd op de behoeften van Heusden
Medewerkers van de gemeente waren actief betrokken bij het volledige traject, zijn goed opgeleid waardoor adoptie soepel verliep
